Domande frequenti per le imprese

1) Quali sono i requisiti minimi?

L'accesso alle piattaforme Sintel e Neca è possibile utilizzando un sistema dotato dei seguenti requisiti minimi:

• dimensioni dello schermo 15 pollici e risoluzione 800x600, con numero colori 256;
• accesso Internet con velocità di 1 Mb/sec;
• abilitazione del browser alla navigazione in SSL a 128 bit.

Per la navigazione i seguenti browser risultano essere compatibili con la piattaforma Sintel e con il Negozio Elettronico in tutte le rispettive funzionalità:

• Internet Explorer 7,8* e 9;
• Mozilla Firefox 10 e superiori;
• Google Chrome.
• E' possibile l'utilizzo di browser diversi da quelli elencati, per i quali non è garantita l'effettiva compatibilità con le piattaforme.

NOTA: per un utilizzo ottimale si raccomanda l’impiego di browser Mozilla Firefox 10 e superiori.

*ATTENZIONE: le funzionalità "Modifica" e "Anteprima" all'interno della pagina "Modello della Procedura" in piattaforma Sintel non sono garantite con l'utilizzo di Internet Explorer 7 e 8.

2) Quali firme digitali supportano le Piattaforme? 

In conformità alla normativa nazionale di riferimento, le piattaforma Sintel e NECA supportano firme digitali generate nei formati PAdES, CAdES. Questa tipologia di firma digitale è solitamente distinguibile dall’estensione del file che viene generato dopo l’apposizione della firma (.p7m).

Le firme digitali gestite sono di tipo attached. Il documento originario oggetto di firma e il certificato di firma digitale risiedono all’interno in un unico file. Ad esempio, dato il file “prova.pdf”, se questo viene firmato digitalmente con tipo di firma attached, si genera un file “prova.pdf.p7m”.

Nel caso di apposizione di firme multiple, Sintel gestisce i formati PAdES, CAdES. Per ulteriori informazioni si rimanda al manuale “Modalità tecniche per l’utilizzo di Sintel”

Apporre fime digitali multiple in modalità parallela significa (indipendentemente dallo strumento utilizzato, es. Digital Sign, Dike, ecc.) generare un file con UNICA estensione .p7m.
In estrema sintesi , il sottoscrittore successivo al primo firma a sua volta il documento originale e non il documento firmato dal primo sottoscrittore. 

Per l’elenco dei certificatori accreditati e per maggiori informazioni anche sulla Posta Elettronica Certificata si può fare riferimento al sito AgID

3) Quali canali di comunicazione vengono utilizzati sulle piattaforme?

Le piattaforme Sintel e NECA comunicano con gli utenti registrati attraverso il canale PEO (Posta Elettronica Ordinaria) per tutte le comunicazioni inerenti al processo di registrazione e recupero password inviate tramite il servizio di identificazione (Idpc).

L’effettivo recapito delle comunicazioni inviate dalla casella PEO, del sistema di autenticazione Idpc, dipende dalle seguenti tipologie di caselle destinatarie, utilizzate e indicate dall’utenza in fase di registrazione:

• PEO: il canale di comunicazione funziona senza garanzie per il mittente che il messaggio sia stato effettivamente recapitato;
• PEC: il canale di comunicazione funziona a condizione che la casella di posta PEC del destinatario sia configurata in modo da poter ricevere messaggi di posta ordinaria;
• CEC PAC (Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino): il canale di comunicazione NON funziona poiché le caselle CEC PAC sono a circuito chiuso, dedicate alle relazioni con la pubblica amministrazione che le ha rilasciate all’utenza.

La piattaforma Sintel, nello specifico, comunica con gli utenti registrati anche attraverso il canale PEC (Posta Elettronica Certificata) per tutte le comunicazioni afferenti alle procedure di gara inviate direttamente dalla casella di posta Sintel.

Per maggiori dettagli in merito si rimanda al documento "Modalità tecniche di utilizzo della Piattaforma Sintel".

4) L'iscrizione ai servizi di ARIA è obbligatoria? 

La normativa vigente obbliga le stazioni appaltanti a provvedere ai propri acquisti tramite il ricorso a strumenti telematici. La registrazione ai servizi di ARIA rappresenta un'opportunità per le imprese che, registrandosi, possono concorrere per lavorare con tutte le pubbliche amministrazioni lombarde.

5) Come posso registrare la mia impresa ai servizi dell'Azienda Regionale per l’innovazione e gli acquisti Centrale Acquisti S.p.A. (ARIA)? 

È possibile eseguire la registrazione attraverso le seguenti modalità:

SPID

Gli utenti italiani possono accedere al sistema di autenticazione/registrazione tramite credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale).

La prima registrazione con credenziali SPID prevede 5 step:

1. Tramite il link sottostante accedere alla pagina «SERVIZIO DI AUTENTICAZIONE»
2. Nella sezione «Autenticazione con LA TUA IDENTITA’ DIGITALE “PASSWORD UNICA”» cliccare su «Entra con SPID»
3. Selezionare l’ID provider, inserire le credenziali SPID e confermare
4. Selezionare il pulsante «NUOVA REGISTRAZIONE»
5. Compilare le pagine del percorso di registrazione ai servizi di ARIA

IdPC

La registrazione prevede 2 step:

1. Registrazione a IDPC: Per iniziare il processo di registrazione segui questo link. Inserisci i dati richiesti e riceverai le credenziali di accesso direttamente nella casella di posta indicata.
2. Registrazione ad ARIA: Una volta ottenute le credenziali, ritorna nella pagina di accesso e completa il processo di registrazione (richiederà pochi minuti).

IMPORTANTE! La registrazione ad ARIA deve essere effettuata da:

• Per le Imprese: dal legale rappresentante dell’azienda
• Per le Pubbliche Amministrazioni: dal legale rappresentante dell’Ente oppure da altro soggetto con il potere di  rilasciare a terzi dichiarazioni sostitutive di certificazioni e/o atti di notorietà per conto dell’Ente (ex artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000), e, comunque, con il potere di rappresentare quanto contenuto nella Domanda di Registrazione in nome e per conto dell’Ente rappresentato.

Sei ti sei già registrato a IDPC tramite altri portali di Regione Lombardia (es. il portale dei Tributi) puoi utilizzare le stesse credenziali di accesso e procedere poi alla registrazione ai servizi di ARIA.

Se invece possiedi altre credenziali di IDPC ma sei già registrato ad ARIA, continua ad usare le tue solite credenziali di accesso ai nostri servizi (Sintel/NECA).

CRS/CNS

Gli utenti italiani possono accedere al sistema di autenticazione/registrazione utilizzando la Carta Regionale dei Servizi (CRS) o la Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

La prima registrazione con CRS/CNS prevede 4 step:

1. Tramite il link sottostante accedere alla pagina «SERVIZIO DI AUTENTICAZIONE»
2. Nella sezione «Autenticazione con CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI» cliccare su «Entra con CNS»
3. Autenticarsi con CNS ( è necessario aver installato il Software CRS, aver inserito la Smartcard nel lettore e conoscere il relativo codice PIN.)
4. Compilare le pagine del percorso di registrazione ai servizi di ARIA”

6) La registrazione è gratuita? 

Si.

7) Cosa è necessario per la registrazione?

Per la registrazione è necessario essere in possesso di una casella di posta elettronica certificata (PEC) e la firma digitale.

8) Non ho la partita IVA, come posso registrarmi?

Per maggiori dettagli sulla registrazione, si suggerisce di contattare il numero verde 800.116.738 oppure di inviare una mail a supportoacquistipa@ariaspa.it.

9) La registrazione ha una scadenza? 

Per mantenere attiva la registrazione ai servizi di ARIA è necessario effettuare l'aggiornamento dei propri dati ogni 24 mesi.

10) Quale tutela è prevista per i dati che inserisco in fase di abilitazione? 

Il trattamento dei dati personali, improntato alla massima riservatezza e sicurezza, avviene nel rispetto del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, secondo le informative rese agli utenti.

11) Trattamento dei dati personali

Titolare del trattamento è Regione Lombardia, che procederà al trattamento di dati personali a carattere comune quali a mero titolo esemplificativo: nome, cognome, e-mail e log di accesso alla piattaforma.

Il Titolare del trattamento ha provveduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (anche “RPD” o “DPO”) raggiungibile all’indirizzo e-mail rpd@regione.lombardia.it o via posta ordinaria al seguente indirizzo: Piazza Città di Lombardia, 1 - 20124 Milano.

L'informativa completa è disponibile per gli utenti registrati nel footer della piattaforma al link “Scarica Informativa Privacy”.

I soggetti interessati sono invitati, dopo aver prestato il consenso al trattamento, a consultare periodicamente le informative privacy e i termini e condizioni di utilizzo presenti in piattaforma.

1) Quali sono i vantaggi di Sintel per le imprese? 

Attraverso l’utilizzo della piattaforma Sintel è possibile ottenere:

• maggiore visibilità;
• chiarezza e trasparenza di richieste, criteri e modalità di partecipazione alle gare
• riduzione dei tempi e dei costi di sviluppo commerciale per i fornitori
• semplificazione delle procedure di offerta nel rispetto della normativa del nuovo Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016
• utilizzo della firma digitale e della Posta Elettronica Certificata (PEC), con procedure certificate.

2) Come gestisco la fatturazione elettronica in Sintel? 

La piattaforma di e-procurement Sintel permette alle Stazioni Appaltanti fruitrici dei servizi ARIA, di espletare procedure di gara dalla fase di lancio fino all'aggiudicazione definitiva.
Le attività derivanti dall'aggiudicazione, quali la formalizzazione dei contratti e la connessa fatturazione elettronica, sono gestite direttamente dalle singole Stazioni Appaltanti alle quali occorre rivolgersi per chiarimenti in merito.

In alternativa si consiglia la consultazione delle sezioni dedicate alla fatturazione elettronica dei seguenti siti:

• www.indicepa.it 
• www.fatturapa.gov.it

3) Chi può richiedere interventi tecnici? 

Le richieste di approfondimento tecnico ed informativo relative a procedure di gara svolte attraverso la piattaforma di e-procurement Sintel (es. analisi di log di sistema, redazione di verbali tecnici, eventuali estrazioni di documentazione) devono pervenire da parte della Stazione Appaltante.

Gli Operatori Economici possono rivolgere eventuali richieste direttamente alla Stazione Appaltante, la quale, se lo riterrà opportuno, invierà richiesta formale all'indirizzo email supportoacquistipa@ariaspa.it.

4) Perchè gli Operatori Economici devono fare riferimento alla Stazione Appaltante?

ARIA è tenuta ad ottemperare a quanto definito all’articolo 21 "Accesso agli atti” della D.g.r. 6 aprile 2011 - n. IX/1530 (Regione Lombardia) il quale dispone: “Il diritto di accesso si esercita, nel rispetto di quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di diritto di accesso ai documenti amministrativi, ai sensi della Legge n. 241/1990, del Codice dell’Amministrazione Digitale … inoltrando apposita richiesta al singolo Ente registrato, ove la richiesta riguardi documenti relativi a procedure di competenza di quest’ultimo”.

Non verranno, pertanto, fornite risposte a seguito di richieste inoltrate dai singoli concorrenti. Questo anche al fine di garantire la piena trasparenza e parità di trattamento tra gli Operatori Economici.

1) Cosa prevede la procedura di Qualificazione?

La Qualificazione è la fase con la quale il fornitore, una volta registrato, accedendo alla voce del menù Sintel “Qualificazioni” seleziona gli Enti con cui intende lavorare e le categorie merceologiche afferenti al proprio oggetto sociale. Solo i fornitori qualificati per un ente possono essere invitati da quell’ente a partecipare ad una procedura ad invito.

2) Come faccio a partecipare alle procedure indette da un ente che ha adottato l’Elenco Fornitori Telematico? 

Dopo la registrazione e la qualificazione devo compilare il form di autocertificazione suddiviso nelle seguenti tre sezioni:

• requisiti di ordine generale e di idoneità professionale;
• informazioni sulla capacità economica e finanziaria;
• informazioni sulla capacità tecnica e professionale. Se previsto dall’ente, dovrò allegare anche le certificazioni/dichiarazioni richieste. Per maggiori informazioni si rimanda alla Domanda nr. 3 “Come posso allegare le mie certificazioni?”

3) Come posso allegare le mie certificazioni?

Occorre allegare il documento (in originale o in copia) nella sezione “Certificazioni” dell’Elenco Fornitori Telematico, specificando il tipo di certificazione, la data di fine validità e l’ente certificatore. Per allegare certificazioni, è necessario effettuare la registrazione, la qualificazione e la compilazione del form di autocertificazione.

4) Devo richiedere chiarimenti alla stazione appaltante relativi ad una procedura a cui intendo partecipare, come faccio?

Per inviare comunicazioni alla stazione appaltante (es. richieste di chiarimenti) in tutte le fasi della procedura, anche dopo l’aggiudicazione definitiva è disponibile la funzionalità Comunicazioni della procedura. Per info si rimanda al manuale “Partecipazione alle gare”.

5) Posso allegare più di un documento in corrispondenza di un requisito di gara?

Si. Per allegare più documenti in risposta ad un unico requisito di gara creato dalla stazione appaltante è necessario raccogliere i documenti da allegare in una cartella formato .zip (o formato equivalente) e caricare la cartella nell’apposito campo, attraverso il menù “sfoglia-aggiungi”. NB: I documenti dovranno essere firmati digitalmente, se non diversamente stabilito dalla documentazione di gara. La cartella .zip non dovra’ essere firmata digitalmente.

6) Come si compilano i campi relativi all’Offerta economica della procedura (Busta Economica)?

Si precisa che il Valore economico in termini di “€” o “%” inserito all’interno del campo «Offerta economica» è comprensivo dei costi della sicurezza afferenti l’attività svolta dall’operatore economico, dei costi del personale, eventualmente stimati dalla Stazione Appaltante, e dei costi della sicurezza derivanti da interferenza (indicati dalla Stazione Appaltante).

La Piattaforma Sintel calcola l’anomalia dell’offerta e la graduatoria basandosi sul valore inserito dall’Operatore Economico nel campo “Offerta economica”, comprensivo di tutti gli oneri sopracitati.
A puro titolo di esempio, ipotizziamo di aver definito i seguenti valori lato Stazione Appaltante:

• Base d’asta: 100 (Valore al Lordo)
• di cui costi della sicurezza derivanti da interferenza: 20
• di cui costi del personale: 0

Richiamando i valori ipotizzati, lato Operatore Economico la schermata conterrà i seguenti campi:

• Offerta economica: 50 (Valore al Lordo)
• di cui costi della sicurezza afferenti l’attività svolta dall’operatore economico: 5
• di cui costi del personale (se previsti dalla Stazione Appaltante): 5
• di cui costi della sicurezza derivanti da interferenza: 20

La Piattaforma Sintel esegue i calcoli e crea la graduatoria economica, sul valore economico corrispondente al campo “Offerta economica” (in tal caso 50, ovvero, al Lordo dei costi), comprensivo di tutti gli oneri: di cui costi della sicurezza afferenti l’attività svolta dall’operatore economico (in tal caso 5), di cui costi del personale (se previsti dalla Stazione Appaltante, in tal caso 5), di cui costi della sicurezza derivanti da interferenza (in tal caso 20). 

7) Sintel verifica la leggibilità dei documenti caricati? 

No. È responsabilità dell’operatore economico verificare l’integrità e la leggibilità dei file prima del caricamento. Si suggerisce, inoltre, prima della sottomissione, di ricontrollare ogni singolo documento allo step “Riepilogo” del percorso “invia offerta” per verificare che i file siano correttamente compilati e firmati digitalmente secondo le richieste della stazione appaltante.
5) Come faccio ad apporre la firma digitale utilizzando il software di firma digitale di cui ho acquistato la licenza? 

ARIA non può fornire indicazioni e/o informazioni relative all’utilizzo dei prodotti software specifici che l’operatore economico usa per l’apposizione della firma digitale (es. Dike, Aruba etc.). Occorre rivolgersi direttamente ai produttori di tali strumenti software, consultando i manuali d’uso o in alternativa chiamando il numero di assistenza dei produttori.

8) Come faccio ad apporre firme digitali multiple su un documento da allegare in Sintel? 

È possibile apporre firme digitali multiple nei formati PAdES, CAdES. Per ulteriori informazioni si rimanda al manuale “Modalità tecniche per l’utilizzo di Sintel”.

9) Come faccio l’accesso agli atti?

La procedura di accesso agli atti segue il normale iter disciplinato dalla normativa attualmente in vigore.

10) Quali accorgimenti devo rispettare per sottomettere un’offerta? 

Prima di sottomettere un’offerta si consiglia di consultare il manuale “Modalità tecniche di utilizzo della piattaforma Sintel”.

1) Cos'è il NECA? 

Il NECA - Negozio elettronico della Centrale Acquisti, grazie al quale i fornitori aggiudicatari possono offrire on-line i beni e i servizi oggetto delle convenzioni. Gli Enti registrati possono consultare il catalogo dei prodotti ed emettere direttamente gli ordinativi di fornitura e le richieste di consegna on-line.

2) Come posso accedere al NECA? 

Per utilizzare il NECA il fornitore deve essere registrato ad ARIA. Per il processo di registrazione consultare la sezione del portale Registrazione.

Una volta effettuata la registrazione, per accedere al NECA bisogna collegarsi al portale di ARIA e, nel menu “Accedi” situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA e inserire username e password rilasciate in seguito al processo di registrazione.

L’Utenza Master  potrà creare il proprio ufficio virtuale indicando gli indirizzi fisici del fornitore e gli impiegati che utilizzeranno il Negozio Elettronico, infine caricherà i prodotti forniti e i relativi prezzi attraverso la voce di menù “Gestione Prodotti”.

3) Come gestisco gli Ordinativi di Fornitura? 

Per visualizzare gli ordini di fornitura emessi dagli Enti, è sufficiente cliccare sulla voce di menù “Gestione”, alla voce “Ordinativi di Fornitura”, al cui interno sarà presente un elenco di tutti gli Ordini di fornitura emessi dagli Enti e il relativo dettaglio. È possibile in ogni momento, accedendo al dettaglio di ogni Ordinativo di Fornitura, scaricare anche il file pdf firmato digitalmente.

4) Come gestisco le Richieste di Consegna?

In virtù dell'obbligo previsto dal D.M. 27 dicembre 2019 (G.U. Serie Generale n. 12 del 16 gennaio 2020) del MEF per gli Enti del Servizio Sanitario di trasmissione degli ordini di beni ai fornitori attraverso il Nodo Smistamento Ordini (NSO) a partire dal 1° febbraio 2020, sono state rese disponibili in NECA apposite funzionalità per ottemperare a tale normativa.

Al fine di determinare le modalità di gestione delle Richieste di Consegna, invitiamo a verificare quanto presente nel campo informativo "Invio RdC” nella tabella con l’elenco delle RdC presente nella pagina “Richieste di consegna”:

• Se la colonna "Invio Rdc" è valorizzata con la dicitura "NECA": il fornitore ha ricevuto una notifica direttamente da NECA. I prodotti indicati devono essere consegnati. Il fornitore deve procedere con l’inserimento in NECA della data prevista di consegna cliccando sul pulsante "Data di consegna" oppure, nel caso di indisponibilità temporanea, deve cliccare sul pulsante "Rottura di Stock".
   
• Se la colonna "Invio Rdc" è valorizzata con la dicitura "NRO" o "ExtraNECA": il fornitore non ha ricevuto la notifica da NECA. Il contenuto della Richiesta di Consegna è stato inviato all'interno di ulteriore ordine dall'Ente al Fornitore tramite altro canale (NSO, email...). Tale Richiesta di Consegna ha validità solo ai fini della corretta erosione dell’Ordinativo di Fornitura (Odf) e per poter inserire in NECA da parte del Fornitore della data prevista di consegna o comunicare la rottura di stock. Entrando nel Dettaglio della RdC, NECA presenta un messaggio di avviso della particolare tipologia di RdC (“La presente Richiesta di Consegna con modalità di invio NRO o ExtraNECA (colonna “Invio RdC” valorizzata con NRO o ExtraNECA) ha validità solo ai fini della corretta erosione dell’Ordinativo di Fornitura. Ai fini dell’evasione dell’ordine si invita il fornitore ad inserire la data prevista di consegna e a procedere con la consegna UNICAMENTE in presenza di ordine inviato per il tramite di altri canali”).

1) Chi può partecipare ai bandi di gara?

Sono ammessi a partecipare alle gare bandite dall'Azienda Regionale Centrale Acquisti S.p.A. (ARCA) i soggetti individuati all’art. 34, comma 1, D.Lgs. n. 163/2006 che siano in possesso dei requisiti richiesti dal singolo bando.

2) Dov’è reperibile la documentazione ufficiale relativa ai bandi?

La documentazione ufficiale relativa ai bandi può essere reperita attraverso il portale di ARIA alla sezione Acquisti per la PA > Bandi di Gara

3) Cosa sono i documenti di consultazione del mercato?

I documenti di consultazione del mercato sono questionari relativi ad una determinata categoria merceologica indirizzati alle Imprese interessate.

Hanno lo scopo di:

• garantire la massima e più diffusa pubblicità delle iniziative al fine di assicurare la più ampia diffusione delle informazioni;
• avere la maggiore partecipazione possibile da parte dei soggetti interessati;
• offrire la maggiore pubblicità delle caratteristiche qualitative e tecniche dei beni e servizi oggetto di analisi;
• ricevere osservazioni e suggerimenti da parte dei soggetti interessati, allo scopo di avere una più compiuta conoscenza del mercato.

4) L’invio dei documenti di consultazione del mercato è obbligatorio?

L'invio dei documenti relativi alle indagini di consultazione del mercato è facoltativo.